後納郵便ってわざわざ切手を貼らなくていいし、料金の「見える化」もできるので便利ですよね。
でも、企業だと全社一括で始めることが多く、店舗や事業所が郵便局の方から直接レクチャーうけることが少ないため、ちょっとした疑問でつまづくこともしばしば…。
この記事では、後納郵便で知っておくべき知識・トリビアについて解説していきます。
日々の業務にお役立ていただければ幸いです。
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後納郵便 知っておくべき基本情報
後納郵便の正式名称は「後納ポストイン」。
料金後納を利用している場合に使うことができるシステムです。
引用元：後納ポストイン – 日本郵便 (japanpost.jp)
後納郵便の料金一覧
後納郵便は郵便料金を切手ではなく、１ヶ月分まとめて支払う、というシステム。
そのため、基本的な料金体系は通常の郵便と変わりありません。
後納郵便で「差し戻し」をされやすいポイント
後納ポストインでは、記入に不備があると「差し戻し」をされ、郵便が届きません。
以下のポイントは特に差し戻しを受けやすいので十分に注意するようにしましょう。
重さを間違えている
例えば郵便物の重さが52gで、それを50g未満にして出してしまった場合、差し戻しをうけるのはイメージしやすいと思います。
しかし、郵便物の重さが49gのときに
ちょっと心配だから、100g以下にして出そうかな…。
と一つ上の規格で出した場合、正しい料金ではないため、差し戻しの対象となります。
お金、多く払ってるからいいじゃん…。
切手で投函した場合は起こらない差し戻し、この辺は結構シビアですので、対象の郵便の重さは正確にはかり、その通りに記載するようにしましょう。
郵便物の個数があっていない
専用ケース内にはいっている郵便物の個数と、料金後納郵便物等差出票に記載された数量が異なる場合に起こります。
特に後から追加した場合や、郵便物の量が多く、２つに分ける場合等に発生しやすくなります。
ハンコが押印されていない
料金後納郵便物等差出票には差出人の印鑑をおす場所が１カ所あります。
そちらに押印しなければならないのは言うまでもありませんが、訂正箇所があった場合、二重線をひいて正しい記載を行い、そちらに訂正印を押す必要があります。
この訂正印漏れで差し戻しをうけることもありますので、記載を間違えた場合には十分に注意するようにしましょう。
定形外の規格内と規格外を間違って記載している
料金一覧のところにも記載しましたが、第一種定形外の「規格内」と「規格外」の間違いで差し戻しをうけることが多々あります。
頭ではわかっていても、料金表を確認する際に間違ったところをみてしまって記載間違いをしてしまった、というケースもありますので、記入したあとは必ず「規格内」か「規格外」か、正しい場所に記載しているかどうかを確認するようにしましょう。
後納郵便が届かない・遅れる原因・落とし穴と解決策
後納郵便では相手に届かなかったり、遅れたりすることがあります。
また、知らないと怖い「落とし穴」があるので、そちらについても解説していきます。
届かない後納郵便：一般的な問題点とその対処法
記載に不備があり、差し戻しをされている
先ほどお伝えした「重さの間違い」、「郵便物の個数間違い」、「ハンコが押されてない」、「定形外の規格内・規格外誤り」などがあった場合、差し戻しをされるので相手に届かずに自分のところに戻ってきます。
これを防ぐ対処法としては、スタッフ間でのダブルチェックを行うことが簡単かつ確実な方法です。
指定ポストへの投函が、最終回収時間を過ぎていた
後納ポストインでは、あらかじめ決めたポストに投函する必要があります。
そのポストの最終回収時間のあとに投函していた場合、もちろん回収は翌日となりますので、相手に届くのが１日遅くなります。
また、記載に不備があり、差し戻しをされてしまったら自分の手元に戻ってきてしまいますので、更に対応が遅くなってしまう事となります。
これを防ぐ対処法として、スタッフ間で投函時間を決めておいたり、業務フローとして組み込んでおいたりすることはもちろんですが、アラーム設定をしておき、忙しくても気付けるような態勢を整えておくことが重要です。
翌日受付に回されていた（落とし穴！）
最終回収時間よりも前に投函し、記載間違いもないのに配送が遅れるケースがあります。
実は、後納ポストインは郵便局の状況（忙しさ？）によって、受付が翌日に回されることがあるため、１日遅くなることがあるんです。
えっ！？
そんなの聞いたことないけど！？
どこかに書かれているの？
実はこちら、「後納郵便物等の郵便差出箱への差入れに関する案内書」に記載されています。
「郵便届出箱に差し入れられた日の翌日以後の日にその後納郵便等を引き受けることがある」
つまり、最終回収時間内に投函していても、郵便局で翌日以降の受付となる場合がある、ということが書かれています。
後納郵便は追跡できる？
後納郵便は普通郵便と同じ取扱いとなります。
そのため、郵便物の追跡はできません。
追跡をしたい場合は、レターパックを活用するか、簡易書留などのサービスを利用するようにしましょう。
後納郵便での速達サービスについて
後納郵便で速達を利用する場合の注意点
後納ポストインでは、通常の郵便と同じように速達を利用することができます。
しかし、速達を利用するには、後納郵便は致命的な問題があります。
それは、先ほど述べた後納郵便の落とし穴、「受付が翌日に回されることがある」という問題。
この書類、明日までに絶対に送らなければ！！
速達を利用するのはこのようなシーンが多いと思いますが、後納郵便で受付が翌日に回されてしまうと、１日遅くなってしまいます。
そのため、後納郵便での速達送りは避けたほうが無難です。
Q&A
Q: 後納郵便の料金はどのように計算されますか？
A: 後納郵便の料金は通常の郵便とかわりません。
Q: 後納郵便で速達サービスは利用可能ですか？
A: 利用可能ですが、後納ポストインサービスは翌日受付となる場合があるためオススメしません。
Q: 後納郵便が届かない場合、どのような対処をすれば良いですか？
A: 後納ポストインサービスでは、追跡はできないため、到着確認はできません。
しかし、後納ポストインサービスの受付自体は確認できるので、「いつ受付たのか？」「どこまで進んでいるのか？」はある程度確認することができます。
届いていない、遅れたなどの問題がある場合は、管轄の郵便局に問合せをするようにしましょう。
まとめ：【料金あり】後納郵便が届かない？遅れる？速達はできる？意外な落とし穴を解説！
後納郵便に関する全体的なまとめとして、以下の要点が重要です。
- 料金後納郵便物等差出票に不備があると差し戻しをされる
⇒ ハンコもれ、第一種定形外の規格内、規格外間違い、郵便物の数量間違いに注意 - 速達サービスは後納郵便では利用しないほうが無難
⇒ 後納ポストインは、サービスの仕様上、受付が翌日に回されることがあるため - 配達が遅れている場合は、管轄の郵便局に確認する
⇒ 到着の確認等はできないが、後納郵便の受付状況は確認ができる
これらのポイントは後納郵便の運用をスムーズにし、効率的な郵便サービスをうけるために必要な知識となります。
特に受付が翌日に回されることがある、というのはちょっと衝撃的でしたよね…。
速達が速達でなくなってしまう可能性がありますので、お急ぎの場合は他の手段を利用するようにしましょう。
最後に、事業所によっては封筒にわざわざ印刷したり、シールをつくって貼ったりしているところもあるようですが、スタンプを利用すると業務効率がかなり変わってきます。
お手頃価格なので、是非つかってみてください！
今回の記事が皆様の業務にお役立ていただければ幸いです。
また別の記事でお会いしましょう。
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